Кассовый разрыв.
Часть 2

В прошлой статье, я рассказала об определении кассового разрыва, о причинах его возникновения, а также о плюсах и минусах этого явления. Теперь давайте поговорим о том, как не допустить его.

Первый и самый главный инструмент по предотвращению кассового разрыва — кассовое планирование. Оно включает в себя формирование и исполнение платежного календаря. Благодаря ему, вы будете совершенно спокойны и уверены в том, что у вас не будет кассовых разрывов. Если же кассовое планирование показывает, что у вас возникает кассовый разрыв, т. е. платежей вы должны заплатить больше, чем поступит денежных средств, то вы заранее, сможете решить, как будете закрывать этот разрыв.

Итак, давайте поговорим о том, как планировать денежные средства.

Платежный календарь начинаем строить заранее, например, 25 числа текущего месяца на следующий месяц. Платежный календарь всегда строится на ежедневной основе, начиная с 1-ого и заканчивая последним числом месяца.

Сначала планируем Поступления денежных средств в разрезе ваших покупателей и заключенных договоров. Планируя денежные поступления, мы по сути, планируем закрытие дебиторской задолженности и/или продажи на следующий месяц, поэтому от того насколько точно вы спланируете, будет зависеть реальный приход денег в вашу компанию.

Поступление денег надо планировать, используя консервативный подход, о котором я писала в первой статье. Например, если ваш покупатель регулярно, из месяца в месяц, задерживает вам платежи, то эту задержку необходимо показать в кассовом календаре. Если выясниться, что из-за этих задержек, вы попадаете в кассовый разрыв, то у вас будет прекрасная возможность обсудить с покупателем, возможность своевременной оплаты ваших товаров (работ, услуг).

Указанный способ планирования не подходит для розничной торговли. В ней планирование осуществляется, исходя из прогнозируемых продаж за день, умноженных на средний чек, т. е. планирование поступления денег в рознице совпадает с планированием продаж. Это правило справедливо только для розничной торговли

После планирования поступления денежных средств, переходите к планированию Расходов денежных средств. Расход денежных средств планируется также в разрезе каждого поставщика с использованием консервативного подхода. Для этого вам нужно создать статьи расходов (например, оплата поставщикам, оплата аренды, оплата рекламы, зарплата, налоги и прочие статьи, которые у вас могут быть) и далее в разрезе каждой статьи детализировать ее вплоть до конкретного поставщика/контрагента и заключенного договора.

Зарплату раскрывать по каждому сотруднику не обязательно. Это не целесообразно, если вы оплачиваете ее одной суммой всем сразу. Если выплаты происходят каждому сотруднику отдельно (например, по результатам работы), то в платежный календарь необходимо указать каждую подобную выплату, но это очень трудоемко, поэтому рекомендую установить единый день для расчета с сотрудниками

Теперь, когда вы спланировали все поступления и выплаты, вам необходимо рассчитать результат по каждому дню. Расчет осуществляется следующим образом: в календарь заносится планируемый остаток денежных средств на 1-ое число планируемого месяца, далее прибавляются все приходы и вычитаются все расходы денежных средств за каждый день. В результате мы получаем остаток денежных средств на конец дня, этот остаток является входящим остатком на начало следующего дня и так каждый день.

Остаток денег на начало дня плюс Приход минус Расход равняется Остатку денег на конец дня.

Остаток денег на конец дня равен входящему остатку на начало следующего дня.

Например, на 31 марта на конец дня в кассе и на расчётном счете организации в сумме было 153 тысячи рублей. Эта сумма будет входящим остатком на 1 апреля. В течение этого дня поступило 54 тысячи рублей и перечислено поставщику за товар в сумме 37 тысяч рублей. В результате на конец дня будет 17 тысяч рублей (153 + 54 — 37 тысяч рублей). Эта сумма будет остатком на конец дня 1 апреля и начальным остатком на 2 апреля.

Осуществляя планирование по этим принципам, мы создаем платежный календарь на каждый день месяца. От того насколько подробно и насколько качественно вы сделаете платежный календарь, будет зависеть: увидите вы заранее возможный кассовый разрыв или не увидите. Если кассовый разрыв возникает, то при планировании вы увидите отрицательные остатки на конец дня.

Например, если в нашем примере, 1 апреля поставщику необходимо заплатить не 37 тысяч, а, например, 341 тысячу, то остаток на конец дня был бы отрицательный, -134 тысячи рублей (153 + 54 — 341 тысяча).

Увидев в календаре отрицательные остатки, необходимо принимать решение: что делать с кассовым разрывом? Вы принимаете это решение заранее, на этапе планирования, тем самым, снижая риски попадания в реальный кассовый разрыв.

Каков План действий, если у вас при планировании возникает кассовый разрыв?

Первое что нужно сделать — это посмотреть: можете ли вы «подвинуть» ваши приходы и расходы.

Правило очень простое: приходы надо ускорять, а расходы замедлять.

Сначала посмотрите, что вы можете сделать с приходом денежных средств. Например, можно ли сделать так, чтобы покупатель, который постоянно задерживает оплату, заплатил вам вовремя? Если таких покупателей у вас нет, попробуйте договорится с вашими покупателями, чтобы они заплатили раньше, например, за небольшую скидку. Тем самым вы избежите кассового разрыва.

Итак, вы поработали с приходом денежных средств и сдвинули все возможные оплаты на более ранний срок. Если это не помогло в закрытии планируемого кассового разрыва, начинайте работать с расходами.

Расходы максимально отодвигаем! Если вы заранее обсудите такую возможность с вашими контрагентами, то вероятность, что они пойдут вам на встречу — увеличивается.

Важно понимать, что все договоренности об отсрочке оплаты необходимо фиксировать в письменном виде, чтобы не было претензий от поставщиков, которым вы заплатили позже срока, установленного договором.

Кроме того, есть платежи, которые двигать нельзя, потому что сдвиг несет огромные риски. Прежде всего нельзя сдвигать выплату зарплаты, потому что при любом конфликте с сотрудниками, трудовая инспекция всегда будет на стороне сотрудника и для вас эта ситуация грозит большими штрафами. Также нельзя двигать платежи по налогам (сборам), потому что несвоевременное перечисление денег в бюджет грозит пенями и блокировкой расчетного счета.

В связи с этим, при планировании расхода денежных средств нужно всегда исходить из очередности платежей, т. е. есть первоочередные платежи, которые необходимо заплатить обязательно (прежде всего зарплата и налоги), и иные платежи (например, оплата товаров), о смещении которых можно договориться заранее.

Список платежей, сформированный в календаре на каждый день — это ваш реестр платежей, который необходимо исполнять. За неисполнение этого реестра введите санкции для сотрудников.

Если на первоначальном этапе у вас не получается планировать платежи на месяц, начните планировать с интервалом неделя или 10 дней. Через несколько циклов вы поймете технологию, разработаете свою систему и сможете легко делать план на месяц. Главное — начать и ввести в систему. В крупных компаниях всегда есть платежный календарь на месяц и реестр платежей на день, поэтому обо всех кассовых разрывах крупные компании знают заранее и принимают меры.

Если вы занялись планированием, составили план, а дальше — не исполняете его, то ваши усилия были бесполезны. Контроль выполнения — это неотъемлемая часть управления вашими финансами. Исполненные платежи и полученные оплаты нужно сразу отмечать в платежном календаре, чтобы он из планируемого переходил в фактический календарь.

Разумеется, невозможно заранее предусмотреть все ситуации, поэтому каждый день, отражая фактические поступления и выплаты, вы видите, как будут меняться остатки на конец дня. Если вы что-то делаете не по плану, то у вас могут возникнуть дополнительные кассовые разрывы, которые нужно будет решать в режиме онлайн. Поэтому очень важно не просто распланировать денежные средства на месяц вперед, планомерно исполнять платёжный календарь, но и записывать фактические произведенные платежи.

Второй инструмент предотвращения кассового разрыва — это установление правил (регламента), по которым осуществляются платежи в вашей компании. Эти правила должны неукоснительно выполняться. Как я уже писала выше, правила могут устанавливать платежные дни и иные особенности осуществления платежей (см. первую часть статьи).

Третий инструмент предотвращение кассового разрыва — контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Это процесс, который осуществляет бухгалтерия либо выделенный сотрудник. Заключается он в регулярных сверках задолженности с покупателями и поставщиками с подписанием актов сверок, а также в постановке целей для менеджеров по продажам на получение денег от покупателей, а менеджерам по закупкам на получение максимальных отсрочек платежей от поставщиков. Это персонифицирует ответственность каждого менеджера по продажам и закупкам за непогашенную в срок дебиторскую задолженность либо раннюю оплату кредиторской задолженности.

Четвертый инструмент — контроль минимального уровня товарных запасов или запасов сырья. В компании должен быть рассчитан минимальный товарный запас, который необходим для обеспечения операционной деятельности. В противном случае деньги замораживаются в товаре и лежат на складе. В компании должен быть контроль за товарным запасом.

Итак, резюмирую пункты по предотвращению кассовых разрывов:

1. Ведение платежного календаря.
2. Соблюдение очередности платежей.
3. Установление правил осуществления платежей (регламент).
4. При обнаружении планируемого кассового разрыва применение правила: поступление денег ускоряем, а расход денег замедляем.
5. Контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
6. Сверка задолженности и подписание актов сверки.
7. Установление целей менеджерам по продажам на получение денежных средств, а не только на заключение новых контрактов.
8. Установление целей менеджерам по закупкам на получение максимальных отсрочек платежей.
9. Контроль товарных и сырьевых запасов.
10. Привлечение дополнительного заемного финансирования, если перечисленные пункты не сработали и кассовый разрыв все равно остался.

Остановлюсь более подробно на заемном финансировании, которое можно использовать для покрытия кассового разрыва. Используя платежный календарь, вы заранее знаете, какая будет продолжительность кассового разрыва и какая максимальная сумма потребуется для его покрытия. Тем самым вы не залезаете в излишние долги, вы занимаете денег ровно столько сколько нужно и на срок, который необходим, чтобы преодолеть кассовый разрыв.

Существует несколько вариантов заемного финансирования.

Первый — это финансирование от собственника, которое может быть в трех вариантах.

• Самый простой и самый правильный способ — получение от собственника займа на условиях платности, возвратности и срочности. В этой схеме собственник вкладывает деньги в собственный бизнес не просто так, а по правилам заемного финансирования: на определенный срок, с условием возврата и с условием оплаты за предоставленные деньги (в виде процентов по займу).
• Второй вариант — вклад в имущество, когда собственник вносит свои деньги в качестве добавочного капитала. По сути, он дарит свои деньги компании, не предусматривая, что он получит их обратно.
• Третий вариант — самый долгий и трудозатратный — увеличение уставного капитала, когда собственник вносит деньги в свою компанию в качестве увеличения своей доли в уставном капитале. Для этого необходимо переоформление уставных документов и уведомление ИФНС.

Второй вариант — финансирование от сторонних организаций. Прежде всего это кредиты и займы. Кредиты выдают только банки, займы могут выдавать небанковские структуры.

• Первое, о чем необходимо подумать при кассовом разрыве — об овердрафте. Это банковский продукт — кредит на короткий срок. Узнайте заранее у вашего банка условия предоставления овердрафта, заключите заранее договор, чтобы в случае возникновения кассового разрыва, вы моментально могли бы воспользоваться овердрафтом и не тратить время на поиски денег.

• Второе — факторинг. Это продажа дебиторской задолженности банку или факторинговой компании. Если есть дебиторская задолженность, которая должна быть погашена через некоторое время, но деньги вам нужны сейчас, то ее можно продать. Продать долг у вас получится только с дисконтом, т. е. в результате вы получите не полную сумму долга, а только часть от первоначальной суммы. Факторинговые компании приобретают не любые долги, как правило, это крупные суммы и долги от стабильных надежных компаний. Если ваши должники некрупные и нестабильные компании, то банк вам скорее всего откажет в факторинге. Однако, обратиться в банк и узнать о возможности применения факторинга необходимо.

• Третий вариант внешнего финансирования — лизинг оборудования. Если вам нужны заемные средства на покупку оборудования и из-за этого у вас возникает кассовый разрыв, то вы можете обратиться в лизинговые компании. По договору лизинга компания-лизингодатель приобретает для вашей организации оборудование, а вы расплачиваетесь с ней в течение срока действия договора. При этом вы сможете пользоваться этим оборудованием и постепенно погашать задолженность.

Для минимизации риска появления кассовых разрывов, вам необходимо проработать все три варианта: овердрафт, факторинг и лизинг.

• Также при необходимости вы можете привлечь обычный заем или банковский кредит. Это четвёртый способ внешнего финансирования.

Применяя эти правила, кассовый разрыв вам будет не страшен! Платежный календарь — это самый лучший способ минимизации риска кассовых разрывов. Главное — помнить, что важен не только календарь как таковой, но и его исполнение.

Проверьте себя: Какие причины кассовых разрывов для вас актуальны и какие способы по их устранению вы используете?
Чек-лист кассового разрыва можно скачать по ссылке ЧЕК-ЛИСТ.

Если вы хотите разобраться в финансах вашего бизнеса более подробно и начать управлять по финансовым показателям, а не интуитивно, то приглашаю вас на мой курс по финансам для предпринимателей и руководителей «Финансовая система для увеличения прибыли» Подробности о курсе на сайте.