Как определить эффективность затрат на персонал?

Разберу в этой статье очередной вопрос, который часто задают мои клиенты. Пожалуй это один из самых популярных вопросов у собственников бизнеса, причем не важно какого размера этот бизнес. Вопрос актуален с того момента, как в бизнесе появился первый сотрудник.

Первое, что надо знать, когда мы говорим про эффективность — это то, как ее измерить. Как правило, уже на этом этапе возникают сложности, потому что формула эффективности, при всей ее банальности, не очевидна для большинства. Но если подумать логически, то чтобы понять эффективен ли процесс, наши действия, действия наших сотрудников, или бизнес в целом — надо сопоставить получившийся результат и те затраты, которые были потрачены на его получение. Эта формула универсальна, она применима, как к компании, так и к персоналии.

Второе — понять, что является Результатом. Если мы говорим, про результат работы компании, то скорее всего это будет какая-то значимая цель, над которой работал весь коллектив. Результатом может быть отдельный процесс, например, внедрение CRM системы или привлечение новых клиентов и т. д. Результат это всегда достижение какой-то значимой цели для компании. Результат может выражаться как в денежном выражении, так и в натуральном, например в часах, штуках и т. д.

Третье — определить Затраты. Затраты, которые потрачены на получение результата могут считаться как в деньгах, так и в часах, людях и т. д. В этом смысле формула очень гибкая.

Например, если мне надо посчитать личную эффективность при написании этой статьи, я могу поделить количество знаков в статье, на потраченное время на ее написание. Я узнаю сколько знаков в минуту/час я пишу. Если для меня этот критерий эффективности релевантен, то я буду на него ориентироваться в дальнейшем. Но если мы говорим про бизнес, то надо замерять эффективность процессов, которые работают в бизнесе или целей, которые бизнес достигает. Наиболее распространенными показателями эффективности являются финансовые показатели за месяц: выручка и прибыль. По этим показателям часто (но не всегда) измеряется эффективность компании в целом.

И четвертый, очень важный момент — эффективность всегда анализируется в динамике! Единовременный замер эффективности — это точка НОЛЬ! А дальше надо над эффективностью работать и ее повышать. Именно повышать, а не оставлять неизменной. Ведь вы уже достигли этого уровня эффективности, а значит надо подумать, как сделать так, чтобы в следующий раз эффективность увеличить.

Когда мы говорим про эффективность персонала компании, то надо делать несколько замеров и контролировать динамику. Часто эффективность персонала считается по выручке и по прибыли, полученной за месяц/квартал/год. Именно на эти два универсальные показателя для любого бизнеса я и буду ориентироваться в этой статье. Однако, исходя из специфики вашего бизнеса, могут быть и другие показатели эффективности работы персонала.

Насколько эффективно персонал зарабатывает выручку?

Эта формула показывает сколько рублей выручки приходится (приносит) каждый сотрудник компании. Формула справедлива как для компании в целом, так и для сотрудников каждого отдела: отдела продаж, бухгалтерии, производственного персонала и т. д.

Формула позволяет проанализировать за счет чего можно повысить эффективность персонала (автоматизация, изменение бизнес-процессов и т. д.) с целью сокращения численности (ничего личного — просто бизнес), а также может служить обоснованием увеличения численности. Например, в январе: выручка была 10 млн руб., а численность 10 человек, выручка на одного человека в январе 1 млн руб. В октябре: выручка выросла до 13 млн руб. при той же численности в 10 человек, выручка на 1 человека увеличилась до 1,3 млн, руб. Но персонал уже не справляется и просит увеличение штата на 1 человека. В этом случае выручка на человека составит 1,18 млн. руб, что выше чем в январе, значит увеличение численности оправдано, т.к. эффективность каждого человека повысилась.

Иногда возникает вопрос: выручку приносит отдел продаж (иногда говорят: маркетинг + продажи), причем тут остальные сотрудники и уж тем более бухгалтерия?

Ответом может быть то, что отдел продаж — это важные люди в компании, но они не одни. Если не будет бэк-офиса: айтишников, юристов, бухгалтерии и т. д. — вряд ли можно что-то продавать в легальном поле. Поэтому считают, как по компании в целом, так и по каждому подразделению отдельно, в том числе и по бухгалтерии.

Расчет по бухгалтерии показывает: сколько выручки приходится на каждого сотрудника бухгалтерии. Это полезная информация для анализа загруженности каждого бухгалтера и для обоснования увеличение численности бухгалтерии.

Сравнивая эффективность по выручке месяц к месяцу (год к году) можно оценить насколько выросла эффективность процессов в вашей компании.

Сколько рублей выручки приносит каждый рубль, вложенный в персонал?

Однако, надо считать эффективность персонала не только по численности, но и по затратам, которые несет компания на содержания персонала. Ведь численность может и не расти, но растет фонд оплаты труда (ФОТ), а значит и налоги. В этом случае формула будет выглядеть так:

Формула показывает, сколько рублей выручки приносит каждый рубль, вложенный в персонал.

Безусловно важны оба показателя, как по численности, так и по затратам.

Аналогичным образом можно анализировать эффективность персонала по ПРИБЫЛИ. В этом случае в формуле показатель ВЫРУЧКИ, заменяется на показатель ПРИБЫЛИ.

Вывод:

Эффективность работы персонала надо:

• Замерять на регулярной основе (месяц к месяцу; год к году);
• Анализировать отклонения;
• Ставить цели на увеличение эффективности (через автоматизацию, изменение бизнес-процессов, замену персонала и т. д.)

Отсутствие замеров эффективности работы персонала может привести к тому, что компания из бизнеса превратится в клуб по интересам.

P. S. Определить эффективность затрат на персонал вам поможет калькулятор эффективности персонала. Скачать КАЛЬКУЛЯТОР.