Кассовый разрыв:
как малому бизнесу избежать
«долины смерти»

Кассовый разрыв — ситуация временной нехватки денежных средств, необходимых для того, чтобы рассчитаться по своим обязательствам. Такое случается в любой компании — большой или маленькой, прибыльной или убыточной; длится пару дней или несколько месяцев — пока вы не решите проблему нехватки денег в обороте.

Главная опасность кассового разрыва в том, что кредиторская задолженность начинает расти как снежный ком. Нарушаются договоренности по срокам расчетов с поставщиками и подрядчиками, сотрудниками и налоговыми органами. Для погашения одних долгов предприниматели часто влезают в другие, берут микрозаймы и кредиты на невыгодных условиях.

Всё это приводит к серьезному стрессу и выгоранию. Помните волка из старой электронной игрушки, который пытался поймать в корзину падающие со всех сторон яйца? Так выглядит бизнес в состоянии кассового разрыва: с одной стороны поймал, с другой уже разбилось.

Каждая компания уникальна с точки зрения сочетания факторов, которые приводят к возникновению кассовых разрывов, но есть три причины, которые встречаются почти у всех:

Часто предприниматели вообще не прогнозируют приход и расход денежных средств на расчётный счёт или в кассу компании, не говоря уже о планировании по декадам или неделям внутри месяца. Среди тех, кто все же занимается этим вопросом, велика доля оптимистов, склонных преувеличивать поступления и занижать затраты, что вводит в заблуждение относительно вероятности кассового разрыва.

Кассовый разрыв неизбежен, если ваши покупатели или заказчики перечислят деньги двадцатого числа или вы ожидаете наплыва клиентов в конце месяца, а оплатить рекламу и услуги SMM нужно пятого числа этого же месяца.

Сумма «дивидендов» к выплате определяется, исходя из строки «Чистая прибыль» управленческого Отчета о прибылях и убытках, который стоит формировать ежемесячно наряду с Балансом. Эти два документа из сферы управленческого учета помогут не ставить бизнес под град кассовых разрывов и не выводить денег больше, чем вы можете себе позволить вне зависимости от того, какой у вас юридический статус — ИП или самозанятый, работаете ли вы онлайн или офлайн.

Платежный календарь — самый простой и эффективный инструмент, который поможет предвидеть сложную ситуацию с деньгами и заранее подготовиться к ней.

Платежный календарь на следующий месяц строим заранее, например, с 25 числа текущего месяца. Планируем с первого по последнее число в разрезе каждого дня. Шаблон можно создать самостоятельно или скачать по ссылке в конце статьи. Работу над документом ведем в три этапа:

1. Указываем, в какие дни согласно заключенным договорам ожидаем поступления денежных средств по каждому покупателю или заказчику. Используем консервативный подход: если контрагент регулярно задерживает платежи, то «сдвигаем» срок в календаре. Для розничной торговли и услуг есть свои особенности: планируем на основе прогноза продаж за день, умноженных на средний чек. Например, по результатам последних двух месяцев в среднем в магазине каждый день 9 покупателей со средним чеком 1300 рублей. Значит, ожидаемый дневной приход денег 11 700 рублей. При этом в выходные продажи растут на 15%, до 13 455 рублей.

2. Планируем расход денежных средств в разрезе статей затрат (например, аренда офиса, налоги, зарплата, реклама, покупка товаров или сырья, транспортные услуги и так далее). Каждую статью затрат детализируем по поставщикам, контрагентам, кредиторам в разрезе договоров. Если установлен единый день выплаты зарплаты, то её можно указать одной суммой.

3. Рассчитываем итог по каждому дню. Для этого вносим в календарь ожидаемый остаток денег на расчётном счёте и в кассе компании на утро первого дня месяца. К нему прибавляется приход первого дня, вычитается расход первого дня, формируется остаток на конец дня, который одновременно является остатком на утро следующего дня.

Пример Платежного календаря выглядит так:

Скачать Шаблон платежного календаря можно здесь.

Если вы заранее увидели в Платежном календаре «минус» на конец дня, то нужно оценить продолжительность такого периода, максимальную сумму нехватки денег и попытаться предотвратить кассовый разрыв, например:

1. Провести переговоры с покупателями, которые могли бы перечислить деньги на несколько дней раньше предусмотренной договором даты. Можно предоставить небольшую скидку для того, чтобы сделать это предложение интересным для контрагента. Особое внимание стоит уделить тем, кто часто нарушает сроки и требовать оплаты вашего товара или услуг в соответствии с условиями договора.

2. Провести переговоры с поставщиками и подрядчиками и попытаться максимально сдвинуть плановые даты расчётов. Важно все договоренности подтверждать письменно, чтобы избежать штрафных санкций за нарушение сроков оплаты.

Однако, не все платежи можно передвинуть. Например, нарушение установленных сроков расчетов по налогам и по оплате труда несёт для компании серьезные риски: репутационные, деловые, административные и даже уголовные.

Допустим, вы провели переговоры со всеми контрагентами, обновили прогноз в Платежном календаре, но все равно есть период с отрицательным остатком денежных средств. Значит, пора прибегнуть к заёмному финансированию. Расчеты в календаре покажут, сколько именно средств и на какой период вам нужно — и это поможет избежать трат на лишние проценты и комиссии.

Существует несколько источников заёмного финансирования для микробизнеса. Самый доступный — привлечение денежных средств от собственника компании или предпринимателя, который действует в другой юридической форме. Оно может осуществляться в нескольких формах:

1. Привлечение займа с заключением договора, в котором указывается сумма, срок, условия и порядок возврата. Собственник выступает как обычное частное лицо, которое даёт бизнесу деньги в долг и рассчитывает получить их обратно с процентами.

2. Внесение денежных средств в качестве добавочного капитала. В этом случае собственник не претендует на возврат средств, а по сути предоставляет их безвозмездно на развитие бизнеса. Если у вас ИП или статус самозанятого, то добавочный капитал в этом случае следует рассматривать как термин управленческого учёта и отразить его сумму в управленческом балансе.

Когда создается компания, есть уставный капитал. Если собственник вносит доп средства в описанном варианте, то это добавочный капитал — это элемент раздела баланса, входит в «Капитал и резервы». Если предприниматель действует как ИП или самозанятый, у него нет уставного капитала, он не обязан формировать и предоставлять бухгалтерскую отчетность, но при этом предоставляя деньги своему бизнесу, может использовать этот термин не как бухгалтерский, а для целей управленческого учета.

3. Увеличение уставного капитала компании, которая действует в форме ООО. Этот способ потребует внесения изменений в учредительные документы и их регистрации в налоговых органах.

Другими источниками заёмного финансирования могут быть кредиты банков (в том числе овердрафты) и займы от сторонних организаций возможно, но не все они охотно финансируют микробизнес, тем более на покрытие кассовых разрывов. А такие формы, как факторинг (продажа банкам или специальным компаниям) дебиторской задолженности, лизинг (особая форма целевого кредитования) транспорта и оборудования, и вовсе считаются пока экзотическими продуктами для небольших компаний. Тем не менее стоит знать об этих способах и заранее провести переговоры с обслуживающим банком о перспективах финансирования.

Если вы составили платежный календарь, приняли все меры по подготовке к возможному кассовому планированию, то это еще не всё. План необходимо исполнять, а доходы и расходы — контролировать. Каждая поступившая на расчетный счет или в кассу сумма, каждый отправленный платеж должны не позднее следующего рабочего дня нужно внести в платежный календарь.

Надеемся, что эта статья поможет вам научиться управлять кассовыми разрывами и не допустить критических последствий для вашего бизнеса. С этой точки зрения кассовый разрыв как водоворот: сам по себе он не так страшен — страшно не уметь управлять ситуацией, когда в него попадаешь.